Медицински комплекс „Д-р Щерев” Правила за вътрешно подаване на сигнали
ПРАВИЛНИК ЗА ВЪТРЕШНО ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛИ НА ДРУЖЕСТВАТА ОТ ХОЛДИНГ ГРУПАТА НА МЕДИЦИНСКИ КОМПЛЕКС „Д-Р ЩЕРЕВ“ ЕАД
I. ПРЕАМБЮЛ
Медицински комплекс "Д-р Щерев" е холдинг, упражняващ дейност в Република България, която се ръководи и извършва съвместно от:
- Търговско дружество, с фирма „СПЕЦИАЛИЗИРАНА АКУШЕРО-ГИНЕКОЛОГИЧНА БОЛНИЦА ЗА АКТИВНО ЛЕЧЕНИЕ Д-Р ЩЕРЕВ“ ЕООД, вписано в Агенция по вписванията, Търговски регистър и регистър на юридическите лица с нестопанска цел с ЕИК: 131134991,
и
- Търговско дружество, с фирма „МЕДИЦИНСКИ ЦЕНТЪР РЕПРОДУКТИВНО ЗДРАВЕ“ ООД, вписано в Агенция по вписванията, Търговски регистър и регистър на юридическите лица с нестопанска цел с ЕИК: 131153995.
Настоящите правила се отнасят до всички дружества, част от холдинг групата на Медицински комплекс „Д-р ЩЕРЕВ“ ЕАД.
Правилата се основават на изискванията, заложени в Директива (ЕС) 2019/1937 на
Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2019 година относно защитата на лицата, които подават сигнали за нарушения на правото на Съюза и новоприетия Закон за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (ЗЗЛПСПОИН).
Тези правила са предназначени да:
- Уреждат процеса на подаване на сигнали от лицата, които желаят да сигнализират;
- Създават осведоменост относно възможността за подаване на сигнали за нарушения;
- Осигуряват увереност на сигнализиращите лица, че техните законни лични интереси ще бъдат защитени при подаването на сигнали за подозрителни дейности;
- Гарантират строга поверителност на всички подадени сигнали в съответствие с настоящите правила.
II. ДЕФИНИЦИИ
Настоящите дефиниции имат нормативен характер и са изрично посочени в § 1. от Допълнителните разпоредби на ЗЗЛПСПОИН, според който:
1. "Нарушения" са действия или бездействия, които са:
а) незаконосъобразни и са свързани с българското законодателство или актовете на Европейския съюз в областите, посочени в чл. 3 от ЗЗЛПСПОИН, или
б) противоречат на предмета или целта на правилата в актовете на Европейския съюз и областите, посочени в чл. 3 от ЗЗЛПСПОИН.
2. "Информация за нарушение" е информация, включително основателни подозрения, за действителни или потенциални нарушения, които са извършени или е много вероятно да бъдат извършени в организацията, в която работи или е работило сигнализиращото лице, или в друга организация, с която то е или е било в контакт по време на работата си, както и за опити за прикриване на нарушения.
3. "Работен контекст" са настоящи или минали работни дейности в публичния или в частния сектор, чрез които, независимо от тяхното естество, лицата получават информация за нарушения и в рамките на които тези лица могат да бъдат подложени на ответни действия, ако подадат такава информация.
4. "Засегнато лице" е физическо или юридическо лице, което се посочва при подаването на сигнала или при публичното оповестяване на информация като лице, на което се приписва нарушението или с което това лице е свързано.
5. "Обратна информация" е предоставянето на сигнализиращото лице на информация за действието, което е предвидено или е вече предприето като последващо действие, както и за основанията за въпросното последващо действие.
6. "Отхвърляне" е действие или бездействие с цел изолиране на лицето, подало сигнал или публично оповестило информация за нарушение от професионалната среда.
7. "Лица, свързани със сигнализиращото лице" са трети лица, които могат да бъдат подложени на ответни действия в работен контекст, като колеги или роднини без ограничение в степените.
8. "Ответни действия" са всяко пряко или непряко действие или бездействие, което настъпва в работен контекст, предизвикано е от вътрешно или външно подаване на сигнал или от публично оповестяване, и което причинява или може да причини неблагоприятни последици, увреждащи лице по чл. 5 от ЗЗЛПСПОИН.
9. "Достатъчно данни" са данни, от които може да се направи основателно предположение за извършено нарушение, което попада в приложното поле на този закон.
10. "Очевидно маловажно нарушение" е налице, когато извършеното нарушение разкрива явно незначителна степен на обществена опасност с оглед на липсата или незначителността на вредните последици.
11. "Тежко нарушение" е налице, когато извършеното нарушение оказва или би могло да окаже значително и трайно във времето отрицателно въздействие върху обществения интерес.
12. "Вътрешно подаване на сигнал" е устно или писмено съобщаване на информация за нарушения в рамките на даден правен субект в частния или публичния сектор.
III. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ
Чл. 1. (1) Настоящите правила се прилагат за сигнализиращи лица, подали сигнали за нарушения, станали им известни в качеството им на:
1. работници, служители или други лица, които полагат наемен труд, както и работник по смисъла на член 45, параграф 1 от Договора за функционирането на Европейския съюз;
2. лица, които полагат труд без трудово правоотношение и/или упражняват свободна професия и/или занаятчийска дейност, както и лице със статут на самостоятелно заето лице по смисъла на член 49 от Договора за функционирането на Европейския съюз,
3. доброволец, платен или неплатен и стажант;
4. съдружник, акционер, едноличен собственик на капитала, член на управителен или контролен орган на търговско дружество, член на одитния комитет на предприятие;
5. лица, които работят за юридическото лице, негови подизпълнители или доставчици;
6. лице, чието трудово или служебно правоотношение предстои да започне в случаи, в които информацията относно нарушенията е получена по време на процеса на подбор или други преддоговорни отношения;
7. работник или служител, когато информацията е получена в рамките на трудово или служебно правоотношение, което е прекратено към момента на подаване на сигнала или на публичното оповестяване.
(2) Защитата, гарантирана от настоящите правила се предоставя и на:
1. лица, които помагат на сигнализиращото лице в процеса на подаване на сигнал и чиято помощ следва да е поверителна;
2. лица, които са свързани посредством работата или роднини на сигнализиращото лице и които могат да бъдат подложени на ответни действия поради сигнализирането;
3. юридически лица, в които сигнализиращото лице притежава дялово участие, за които работи или с които е свързано по друг начин в работен контекст.
(3) Тези правила се отнасят и за всяко друго лице, което решава да подаде сигнал за нарушение, което става известно на лицето в работен контекст.
(4) Анонимни сигнали, както и сигнали, отнасящи се до нарушения, извършени преди повече от две години от датата на подаването на сигнала, няма да бъдат разглеждани.
Чл. 2. Лице, подаващо сигнал за нарушения чрез вътрешен, има право на защита, когато са изпълнени едновременно следните условия:
1. е имало основателна причина да счита, че подадената информация за нарушението в сигнала е била вярна към момента на подаването ѝ и че тази информация попада в обхвата на чл. 3 от ЗЗЛПСПОИН;
2. е подало сигнал за нарушение при условията и по реда на ЗЗЛПСПОИН и този правилник.
Чл. 3. (1) Този правилник се прилага по отношение на сигнали за:
1. нарушения на българското законодателство или на посочените в приложението към закона актове на Европейския съюз в областта на:
а) обществените поръчки;
б) финансовите услуги, продукти и пазари и предотвратяването на изпирането на пари и финансирането на тероризма;
в) безопасността и съответствието на продуктите;
г) безопасността на транспорта;
д) опазването на околната среда;
е) радиационната защита и ядрената безопасност;
ж) безопасността на храните и фуражите, здравето на животните и хуманното отношение към тях;
з) общественото здраве;
и) защитата на потребителите;
к) защитата на неприкосновеността на личния живот и личните данни;
л) сигурността на мрежите и информационните системи;
2. нарушения, които засягат финансовите интереси на Европейския съюз по смисъла на чл. 325 от Договора за функционирането на Европейския съюз и допълнително уточнени в съответните мерки на Съюза;
3. нарушения на правилата на вътрешния пазар по смисъла на чл. 26, параграф 2 от Договора за функционирането на Европейския съюз, включително правилата на Европейския съюз и българското законодателство относно конкуренцията и държавните помощи;
4. нарушения, свързани с трансгранични данъчни схеми, чиято цел е да се получи данъчно предимство, което противоречи на предмета или на целта на приложимото право в областта на корпоративното данъчно облагане;
5. извършено престъпление от общ характер, за което лице по чл. 1 е узнало във връзка с извършване на своята работа или при изпълнение на служебните си задължения.
(2) Този правилник се прилага и по отношение на сигнали за нарушения на българското законодателство в областта на:
1. правилата за заплащане на дължими публични държавни и общински вземания;
2. трудовото законодателство;
3. законодателството, свързано с изпълнението на държавна служба.
Чл. 4. Този правилник не се прилага за сигнали за нарушения:
1. на защитата на класифицирана информация по смисъла на чл. 1, ал. 3 от Закона за защита на класифицираната информация;
2. които са станали известни на лица, упражняващи правна професия и за които съществува задължение по закон за опазване на професионална тайна;
3. на поверителността на здравната информация по смисъла на чл. 27 от Закона за здравето;
4. на тайната на съдебното съвещание;
5. на правилата на наказателното производство.
Чл. 5. Защита по тези правила се предоставя на сигнализиращо лице от момента на подаването на сигнал.
IV. ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛ
Чл. 6. Медицински комплекс "Д-р Щерев" определя и възлага на физическо или юридическо лице отговорността за разглеждането, приемането и регистрирането на сигналите, подадени при спазването на настоящите правила.
Чл. 7. (1) Писмените сигнали, подадени по реда на настоящите правила се подават на електронен адрес: report@shterevhospital.com
(2) Каналът за писмено подаване на сигнали се управлява, целейки запазване на целостта, пълнотата и поверителността на предоставената информация, с цел предотвратяване на непозволен достъп до нея от страна на неупълномощени лица.
(3) Каналът за писмено подаване на сигнали предоставя възможност за архивиране на записана информация на устойчив носител с цел използване при проверката по подадения сигнал и за бъдещи разследвания.
Чл. 8. Устни сигнали могат да се подават с телефонно обаждане на: +359 892 90 54 58
Чл. 9. Сигналът се подава до лицето по чл. 6, отговарящо за разглеждането на сигнали. Устното подаване на сигнал може да се осъществи по телефона, по други системи за гласови съобщения, а по искане на сигнализиращото лице - чрез лична среща в уговорен между страните подходящ срок.
(2) За регистрирането на сигнали задължените субекти по чл. 12 използват формуляри по образец, утвърден от Комисията по защита на лични данни, който съдържа най-малко следните данни:
1. трите имена, адрес и телефон на подателя, както и електронен адрес, ако има такъв;
2. имената на лицето, срещу което се подава сигналът, и неговата месторабота, ако сигналът се подава срещу конкретни лица и те са известни;
3. конкретни данни за нарушение или за реална опасност такова да бъде извършено, място и период на извършване на нарушението, ако такова е извършено, описание на деянието или обстановката и други обстоятелства, доколкото такива са известни на сигнализиращото лице;
4. дата на подаване на сигнала;
5. подпис, електронен подпис или друга идентификация на подателя.
(3) Писменият сигнал се подава от подателя чрез попълване на формуляр по ал. 2. Устният сигнал се документира чрез попълване на формуляр от лицето по чл. 6, който предлага на подаващия сигнала да го подпише при желание от негова страна.
(4) Към сигнала могат да се приложат всякакъв вид източници на информация, подкрепящи изложените в него твърдения, и/или позоваване на документи, в т. ч. посочване на данни за лица, които биха могли да потвърдят съобщените данни или да предоставят допълнителна информация.
(5) Ако сигналът не отговаря на изискванията по ал. 1, на сигнализиращото лице се изпраща съобщение за отстраняване на допуснатите нередовности в 7-дневен срок от получаване на сигнала. Ако нередовностите не бъдат отстранени в този срок, сигналът заедно с приложенията към него се връща на сигнализиращото лице.
(6) Всеки сигнал се проверява по отношение на неговата достоверност. Не се разглеждат сигнали, които не попадат в обхвата на правилника и на ЗЗЛПСПОИН и съдържанието на които не дава основания да се приемат за правдоподобни. Сигнали, които съдържат очевидно неверни или заблуждаващи твърдения за факти, се връщат с указание към подателя за поправка на твърденията и за отговорността, която той носи за набеждаване.
Чл. 10. Лицето по чл. 6, отговарящо за разглеждането на сигнали, е длъжно да:
1. получава сигналите и потвърждава получаването им в срок от 7 дни след получаването;
2. гарантира, че самоличността на сигнализиращото лице и на всяко друго лице, посочено в сигнала, ще бъде надлежно защитена и предприемат нужните мерки за ограничаване на достъпа до сигнала на неоправомощени лица;
3. поддържат връзка със сигнализиращото лице, като при необходимост изискват допълнителни сведения от него и от трети лица;
4. предоставя обратна информация на подателя на сигнала за предприетите действия в срок не по-дълъг от три месеца след потвърждаването на получаването на сигнала, или ако не е било изпратено потвърждение на сигнализиращото лице, след изтичането на не повече от три месеца, считано от изтичане на срока по т. 1;
5. предоставя на лицата, желаещи да подадат сигнал, ясна и лесно достъпна информация за процедурите за външно подаване на сигнали към компетентния централен орган, а когато е уместно - към институциите, органите, службите и агенциите на Европейския съюз;
6. документира устни сигнали;
7. поддържа регистър на подадените сигнали;
8. изслушва лицето, срещу което е подаден сигналът, или да приемат писмените му обяснения и да съберат и оценят посочените от него доказателства;
9. предоставя на засегнатото лице всички събрани доказателства и да му предоставят възможност да направи възражение по тях в 7-дневен срок, при спазване на защитата на сигнализиращото лице;
10. предоставя възможност на засегнатото лице да представи и посочи нови доказателства, които да бъдат събрани в хода на проверката;
11. в случай че изнесените в сигнала факти бъдат потвърдени:
а) организира предприемането на последващи действия във връзка със сигнала, като за целта могат да изискват съдействието на други лица или звена в структурата на съответния задължен субект;
б) предлага на Медицински комплекс „Д-р Щерев“ предприемане на конкретни мерки с цел преустановяване или предотвратяване на нарушението в случаите, когато такова е констатирано или има реална опасност за предстоящото му извършване;
в) насочва сигнализиращото лице към компетентните органи, когато се засягат неговите права;
г) препраща сигнала на органа за външно подаване на сигнали при необходимост от предприемане на действия от негова страна, като за препращането сигнализиращото лице се уведомява предварително; в случай че сигналът е подаден срещу работодателя на сигнализиращото лице, лицето по чл.6, насочва лицето, подало сигнала, към едновременно сигнализиране на органа за външно подаване на сигнали.
Чл. 11. (1) Медицински комплекс „Д-р Щерев“ или лицето по чл.6:
1. въз основа на постъпилия сигнал и на предложенията на лицето по чл.6, предприема действия в рамките на своята компетентност за преустановяване на нарушението или за предотвратяването му, ако то не е започнало;
2. приоритизира по предварително определени критерии и правила разглеждането на постъпилите множество сигнали за по-тежки нарушения;
3. прекратява проверката:
а) когато нарушението, за което е подаден сигналът, е маловажен случай и не налага предприемането на допълнителни последващи действия; приключването не засяга други задължения или приложими процедури във връзка с нарушението, за което е подаден сигнал, нито защитата по този закон по отношение на вътрешното или външното подаване на сигнали;
б) по повтарящ се сигнал, който не съдържа нова информация от съществено значение за нарушение, по отношение на което вече има приключила проверка, освен ако нови правни или фактически обстоятелства не дават основание за предприемането на последващи действия;
в) когато се установят данни за извършено престъпление; сигналът и материалите към него се изпращат незабавно на прокуратурата;
4. изготвя индивидуален доклад, в който описва накратко информацията от сигнала, предприетите действия, окончателните резултати от проверката по сигнала, които заедно с мотивите съобщава на подалия сигнала работник или служител и на засегнатото лице при спазване на задължението за тяхната защита.
(2) В случаите, когато проверката е прекратена на основание ал. 1, т. 3, букви "а" и "б", сигнализиращото лице може да подаде сигнал до централния орган за външно подаване на сигнали.
Чл. 12. (1) Медицински комплекс „Д-р Щерев“ създава и поддържа регистър на сигналите за нарушения, който не е публичен.
(2) Регистърът съдържа информация за:
1. лицето, което е приело сигнала;
2. датата на подаване на сигнала;
3. засегнатото лице, ако такава информация се съдържа в сигнала;
4. обобщени данни за твърдяното нарушение, като място и период на извършване на нарушението, описание на деянието и други обстоятелства, при които е било извършено;
5. връзката на подадения сигнал с други сигнали след установяването ѝ в процеса на обработване на сигнала;
6. информация, която е предоставена като обратна връзка на лицето, подало сигнала, и датата на предоставянето ѝ;
7. предприетите последващи действия;
8. резултатите от проверката по сигнала;
9. периода на съхраняване на сигнала.
(3) Информацията, вписана в регистъра, се съхранява по начин, който гарантира нейната поверителност и сигурност.
(4) Редът за воденето на регистъра се определя с акт на задълженото лице по Медицински комплекс „Д-р Щерев“ в изпълнение на наредбата на централния орган за външно подаване на сигнали.
(5) Лицето по чл. 6 е длъжно да подава регулярно необходимата статистическа информация към централния орган за външно подаване на сигнали по установения от него ред, включително при наличие на техническа възможност чрез установяване на пряка връзка между регистъра на задълженото лице и регистъра, воден от централния орган за външно подаване на сигнали.
Чл. 13. (1) Медицински комплекс „Д-р Щерев“ предприема съответни мерки за защита на информацията, свързана с подадените сигнали за нарушения, и за защита на самоличността на сигнализиращите лица, като осигуряват достъп до информацията единствено на лицето по чл. 6 и на служителите, на които тези данни са необходими за изпълняване на служебните им задължения.
(2) Предаването на данни и позоваването на обстоятелства от Медицински комплекс „Д-р Щерев“ не може да разкрива пряко или косвено самоличността на сигнализиращото лице, както и да създаде предположение за неговата самоличност.
(3) Алинеи 1 и 2 се прилагат и за защита на самоличността на засегнатите лица.
(4) Разкриването на самоличността или информацията по ал. 1 се допуска само при изрично писмено съгласие на сигнализиращото лице.
(5) Независимо от предвиденото в ал. 1 самоличността на сигнализиращото лице и всяка друга информация, от която може пряко или непряко да се узнае неговата самоличност, може да бъде разкрита само когато това е необходимо и пропорционално задължение, наложено от българското законодателство или от правото на Европейския съюз в контекста на разследвания от национални органи или на съдебни производства, включително с оглед на гарантиране правото на защита на засегнатото лице.
(6) В случаите по ал. 5, преди разкриването на самоличността или на информацията по ал. 1, Медицински комплекс „Д-р Щерев“ или Комисията уведомяват сигнализиращото лице за необходимостта от разкриването им. Уведомлението е писмено и се мотивира. Сигнализиращото лице не се уведомява, когато с това се застрашава разследването или съдебното производство.
(7) Комисията и служителите, които получават информация за нарушение, която включва търговски тайни, са длъжни да не използват или разкриват търговски тайни за целите, които надхвърлят необходимото за предприемане на последващи действия.
Обработване на лични данни
Чл. 14. (1) Всяко обработване на лични данни, извършено по силата на този закон, включително обмен или предаване на лични данни от компетентните органи, се извършва в съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679 и Директива (ЕС) 2016/680, а когато в предаването участват институции, органи, служби или агенции на Европейския съюз - в съответствие с Регламент (ЕС) 2018/1725, както и със Закона за защита на личните данни.
(2) Не се събират лични данни, които явно не са от значение за разглеждане на конкретния сигнал, а ако бъдат случайно събрани, се заличават.
V. МЕРКИ ЗА ОСИГУРЯВАНЕ НА ЗАЩИТА
Чл. 15. (1) Забранява се всяка форма на ответни действия спрямо лицата, посочени в чл. 1, имащи характера на репресия и поставящи ги в неблагоприятно положение, както и заплахи или опити за такива действия, включително под формата на:
1. временно отстраняване, уволнение или прилагане на друго основание за прекратяване на правоотношението, по което лице полага наемен труд;
2. понижаване в длъжност или забавяне на повишение в длъжност;
3. изменение на мястото или характера на работата, продължителността на работното време или намаляване на възнаграждението;
4. отказ за осигуряване на обучение за поддържане и повишаване на професионалната квалификация на работника или служителя;
5. отрицателна оценка на работата, включително в препоръка за работа;
6. прилагане на имуществена и/или дисциплинарна отговорност, включително налагане на дисциплинарни наказания;
7. принуда, отхвърляне, заплашване за предприемане на ответни действия или действия, изразени физически, словесно или по друг начин, които имат за цел накърняване на достойнството на лицето и създаване на враждебна професионална среда;
8. пряка или непряка дискриминация, неравностойно или неблагоприятно третиране;
9. отнемане на възможност за преминаване от срочен трудов договор на трудов договор за неопределено време, когато работникът или служителят е имал законно право да му бъде предложена постоянна работа;
10. предсрочно прекратяване на срочен трудов договор или отказ за повторно сключване, когато такова е допустимо по закон;
11. вреди, включително за репутацията на лицето, по-специално в социалните мрежи, или финансови загуби, включително загуба на бизнес и загуба на доход;
12. включване в списък, изготвен въз основа на официално или неофициално споразумение, в сектор или в отрасъл, което може да доведе до това лицето да не може да постъпи на работа или да не може да достави стока или услуга в този сектор или отрасъл (черен списък);
13. предсрочно прекратяване или разваляне на договор за доставка на стоки или услуги, когато лицето е доставчик;
14. прекратяване на лиценз или разрешение;
15. насочване на лицето към извършване на медицински преглед.
(2) Ответните действия по ал. 1, предприети срещу лице по чл. 1 във връзка с подадения сигнал, са недействителни.
VI. ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
§1. Медицински комплекс „Д-р Щерев“ публикува на своя уебсайт настоящите правила.
§2. Настоящият правилник за вътрешно подаване на сигнали са утвърдени от изпълнителните директори на Медицински комплекс „Д-р Щерев“ на 11.12.2023 г.